Americká platforma vám fakturu nevystaví. Vystaví účtenku. Kdo prodává kurz nebo členství přes zahraniční systém, dřív nebo později narazí na tichý rozdíl mezi americkým a českým dokladem. To, čemu se v USA říká invoice, je očima české účetní jen hezčí stvrzenka. A právě na tom rozdílu se každý měsíc láme spousta zbytečné večerní práce.
Vidím to u klientů pořád dokola. Nadchne je, co všechno CliqSales umí: prodejní stránka, platby, uvítací e-maily rozeslané samy. Pak dorazí první objednávka a s ní nevinná otázka: „A jak z toho teď udělám fakturu?“ Odpověď je v tu chvíli nemilá. Ručně.
A ruční přepisování je otrava, která roste s úspěchem. Prodej se rozjede, objednávky naskakují a vy, místo abyste si ten pocit užili, opisujete jméno, adresu, IČO, položku, částku, splatnost. U desáté faktury vám dojde, že jste podnikat nezačali kvůli večernímu opisování údajů z jedné obrazovky do druhé.
Proč vám americká platforma vystaví jen účtenku
Chybí jí to, co české účetnictví vyžaduje. GoHighLevel, na kterém CliqSales stojí, je americká platforma a fakturuje po americku.
Invoice versus česká faktura
Invoice je americký doklad o prodeji. Vypadá jako faktura, ale chybí mu náležitosti, které český daňový doklad mít musí: variabilní symbol pro spárování platby, IČO a DIČ prodejce a QR kód k rychlé platbě. Bez nich je pro české účetnictví nepoužitelný, i když v editoru přepíšete „Invoice“ na „Faktura“.
Šablonu si sice přeložíte, z „Bill To“ uděláte „Odběratele“, jenže chybějící pole tím nedoplníte. Není to schválnost, je to jiný svět. Zahraniční platformy o českých fakturách nic nevědí, variabilní symbol je pro ně stejná exotika jako kontrolní hlášení. A tak vzniká zvláštní situace: systém, který vám v noci prodá kurz, se u faktury zastaví a počká, až ji ráno napíšete vy.
Platforma mi prodá kurz, i když spím. Fakturu k němu ráno píšu já.
Takhle mi to shrnul klient po první větší kampani. A měl pravdu v obou půlkách věty.
Minutový sebetest
Otevřete si poslední doklad, který vám vystavila zahraniční platforma. Najdete na něm variabilní symbol, svoje IČO a QR platbu? Když chybí byť jedno pole, tenhle doklad jste museli přepsat ručně, nebo ho vaše účetní vrátí.
Objednávka spadne, faktura vyjede sama
Řešení je prosté: fakturu má vystavovat systém, který české náležitosti zná, a platforma má být jen spouštěč. Přesně tak funguje napojení CliqSales na FAPI. FAPI je český fakturační systém, který českou fakturu umí se vším všudy.
Jakmile v platformě proběhne objednávka, zachytí ji workflow, automatizační motor platformy, a pošle data rovnou do FAPI. Faktura vznikne tam, kam patří. Je to hotová úprava na míru, kterou v čistém GoHighLevelu nenajdete a kterou klientům nastavuju běžně.
V praxi to znamená čtyři věci:
- Nepřepisujete nic. Jméno, e-mail i fakturační údaje vyplnil zákazník při objednávce, systém je rovnou použije.
- Faktura nečeká na vaši pracovní dobu. Vystaví se hned po objednávce, ať přijde v poledne, o půlnoci nebo v neděli.
- Překlepy zmizely s přepisováním. Co se nepřepisuje, to se nepřeklepne. Prohozené číslice ve variabilním symbolu už platbu nerozhodí.
- Zákazník nedostane dvě potvrzení. Vypnutí anglických účtenek platformy je součástí nastavení, takže vedle české faktury nepřijde ještě americký doklad.
A jakmile fakturace běží sama, dá se na ní stavět dál. Sám jsem si na ni napojil fakturování hlasem, které mi hlídá i peníze, o které bych jinak přišel. To je ale nadstavba. Základ zní: z objednávky vznikne faktura bez vás.
Jak se do faktury dostanou české náležitosti
Faktura z FAPI je platná proto, že se každé pole objednávky napojí na správné pole faktury. Nic se neopisuje, jen přemapuje z jedné struktury do druhé.
Zákazník při objednávce vyplní jméno, adresu a u firmy i IČO a DIČ. Tyhle údaje se přenesou do hlavičky faktury. Variabilní symbol se odvodí z čísla objednávky, takže příchozí platbu jde spárovat. Sazbu DPH i QR platbu doplní samo FAPI podle nastavení vašeho účtu.
Napojení navíc nepotřebuje prostředníka typu Zapier. Platforma volá FAPI přímo z workflow přes takzvaný Custom Webhook, stejnou technikou, jakou propojíte platformu i s dalšími systémy přes API.
Custom Webhook
Přímé zavolání cizí služby z workflow. Místo aby data putovala přes prostředníka, sáhne platforma na FAPI sama a předá mu objednávku k vystavení faktury. Patří mezi placené Premium akce platformy, jedno spuštění ale stojí zlomek koruny.
Jedno odeslání objednávky do fakturace vyjde zhruba na čtvrt koruny a prvních sto spuštění je na každém účtu zdarma. Spočítejte si, na kolik přijde pět minut vašeho přepisování.
Komu se napojení nevyplatí
Kdo za měsíc vystaví dvě faktury z hlavy, tomu stačí otevřít fakturační program dvakrát a ruční napojení by bylo kanón na vrabce. Vyplatí se tam, kde objednávek přibývá a každá ušetřená minuta se násobí počtem prodejů.
Napojení patří k českým úpravám, kvůli kterým platforma u nás vůbec vznikla, stejně jako počeštěné rozjetí celého GoHighLevelu nebo česká podpora. A kdo fakturuje ve Fakturoidu místo ve FAPI, nezůstane stranou: i pro něj existuje hotový můstek, který podpora nasadí za vás.
Celý systém v kostce
- Zákazník objedná na prodejní stránce a vyplní své fakturační údaje.
- Workflow objednávku zachytí a přes Custom Webhook ji pošle do FAPI.
- FAPI z dat vystaví českou fakturu s variabilním symbolem, IČO i QR platbou.
- Anglická účtenka platformy se vypne, takže zákazníkovi dorazí jen ten správný doklad.
- Faktura je hotová dřív, než si objednávek stačíte všimnout.
Systém, který prodá o půlnoci, ale fakturu nechá na ráno, dělá jen půlku práce. Druhou obstará napojení na FAPI: z každé objednávky vznikne česká faktura sama, správně a ve chvíli, kdy zákazník zaplatí. A vám z večera po kampani zbude přesně to, kvůli čemu jste do podnikání šli. Radost z prodeje.
